Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

für die Einrichtung und Betreuung von KI-Telefonassistenten

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Einrichtung und laufende Betreuung von KI-Telefonassistenten sowie damit verbundene Leistungen zwischen Marco Schindler, Business × Anders, Thomas-Müntzer-Straße 14, 99974 Mühlhausen/Thüringen (nachfolgend „Anbieter“) und seinen Kunden.

(2) Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen; mit Abgabe der Bestellung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.

(3) Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand des Vertrages sind (a) die einmalige Einrichtung eines KI-Telefonassistenten für den Geschäftsbetrieb des Kunden auf Basis der Plattform fonio.ai („Einrichtung“) und (b) — bei entsprechender Vereinbarung — dessen laufende Betreuung („Betreuung“). Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung des Anbieters.

(2) Die Plattform fonio.ai ist nicht Vertragsgegenstand. Der Kunde schließt über deren Nutzung einen eigenen, separaten Vertrag unmittelbar mit dem Plattformanbieter und trägt die dortigen Entgelte (Plattformgebühren, Gesprächsminuten und sonstige nutzungsabhängige Kosten) selbst. Der Anbieter erhält für die Vermittlung des Plattformvertrages eine Partnerprovision vom Plattformanbieter; hierauf weist der Anbieter transparent hin.

(3) Die Einrichtung ist eine Werkleistung; geschuldet ist die funktionsfähige Einrichtung des Assistenten gemäß der mit dem Kunden abgestimmten Konfiguration. Die Betreuung ist eine Dienstleistung. Ein darüber hinausgehender wirtschaftlicher Erfolg — insbesondere eine bestimmte Anzahl angenommener Anrufe, vereinbarter Termine oder erzielter Aufträge — wird in keinem Fall geschuldet.

(4) Der Anbieter erbringt seine Leistungen remote; Vor-Ort-Termine sind nicht geschuldet.

§ 3 Vertragsschluss

Angebote des Anbieters sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als bindend bezeichnet sind. Der Vertrag kommt durch Annahme des Angebots durch den Kunden in Textform (z. B. E-Mail) oder durch beidseitige Unterzeichnung eines Auftragsdokuments zustande.

§ 4 Einrichtung und Abnahme

(1) Die Einrichtung umfasst insbesondere: Aufnahme der betrieblichen Abläufe und Erreichbarkeiten, Konzeption der Gesprächslogik, Konfiguration des Assistenten auf der Plattform, Einrichtung der vereinbarten Notfall-, Weiterleitungs- und Terminlogiken, Testläufe mit Abstimmungsrunden sowie Übergabe in den Produktivbetrieb. Umfang im Einzelnen gemäß Angebot.

(2) Nach Fertigstellung teilt der Anbieter dem Kunden die Bereitstellung zur Abnahme in Textform mit. Der Kunde nimmt die Einrichtung ab, wenn sie der abgestimmten Konfiguration entspricht; unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme.

(3) Die Einrichtung gilt als abgenommen, wenn der Kunde (a) die Freigabe zum Produktivbetrieb erteilt, (b) den Assistenten produktiv nutzt oder (c) nicht innerhalb von zehn Werktagen nach der Mitteilung gemäß Absatz 2 mindestens einen konkreten Mangel in Textform rügt — Letzteres jedoch nur, wenn der Anbieter den Kunden in der Mitteilung ausdrücklich auf diese Abnahmewirkung hingewiesen hat.

§ 5 Betreuung

(1) Die Betreuung umfasst insbesondere: Überwachung der Funktion des Assistenten, Pflege und Optimierung der Gesprächslogik, Anpassungen bei Änderungen im Betrieb des Kunden (z. B. Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Bereitschaftszeiten) im vereinbarten Umfang sowie Support per E-Mail und Telefon zu üblichen Geschäftszeiten. Umfang im Einzelnen gemäß Angebot.

(2) Eine bestimmte Verfügbarkeit des Assistenten oder Fehlerfreiheit der Plattform wird nicht zugesagt; insoweit gilt § 10.

§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde stellt alle für Einrichtung und Betreuung erforderlichen Informationen vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung (insbesondere Erreichbarkeiten, Notfall- und Bereitschaftsregelungen, Weiterleitungsnummern, fachliche Begriffe und Abläufe).

(2) Der Kunde legt die inhaltlichen Vorgaben für den Assistenten eigenverantwortlich fest, insbesondere Gesprächsinhalte, Weiterleitungs- und Zuständigkeitsregeln, Terminlogiken sowie Vorgaben zur Speicherung und Löschung von Gesprächsdaten. Der Anbieter setzt diese Vorgaben fachgerecht um und weist auf erkennbare Bedenken hin.

(3) Der Telefonassistent dient der Anrufannahme und -koordination. Er ist kein System zur Überwachung von Fristen oder zur Sicherstellung zeitkritischer Reaktionen; die Kontrolle fristgebundener oder sicherheitskritischer Vorgänge verbleibt beim Kunden.

(4) Der Kunde ist für den Abschluss und die Aufrechterhaltung seines Plattformvertrages sowie für die Erfüllung der ihn als datenschutzrechtlich Verantwortlichen treffenden Pflichten gegenüber seinen Anrufern verantwortlich (insbesondere Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem Plattformanbieter und transparente Information der Anrufer). Der Anbieter unterstützt hierbei im Rahmen der Einrichtung.

(5) Verzögert sich die Leistungserbringung durch fehlende oder verspätete Mitwirkung des Kunden, verlängern sich vereinbarte Fristen entsprechend; dem Anbieter hierdurch entstehender nachgewiesener Mehraufwand kann nach vorheriger Ankündigung zu den üblichen Stundensätzen berechnet werden.

§ 7 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Es gelten die im Angebot ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Einrichtungspauschale ist zu 50 % bei Auftragserteilung und zu 50 % bei Abnahme fällig.

(3) Die monatliche Betreuungspauschale ist jeweils im Voraus zum Monatsbeginn fällig und wird per Rechnung, auf Wunsch des Kunden per SEPA-Lastschrift, abgerechnet; sie ist erstmals ab dem auf die Abnahme folgenden Monatsersten geschuldet. Für den Einzug per SEPA-Lastschrift erteilt der Kunde ein entsprechendes Mandat; die Frist für die Vorabinformation (Pre-Notification) wird auf einen Tag verkürzt.

(4) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen (§ 288 BGB).

(5) Befindet sich der Kunde mit einem nicht unerheblichen Betrag in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, seine Betreuungsleistungen nach vorheriger Ankündigung in Textform und angemessener Nachfristsetzung bis zum Ausgleich der offenen Forderungen auszusetzen. Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt hiervon unberührt.

§ 8 Preisanpassung

(1) Der Anbieter kann die monatliche Betreuungspauschale mit Wirkung frühestens zum Ablauf der Mindestlaufzeit und danach höchstens einmal je Vertragsjahr anpassen, soweit sich seine Kosten (insbesondere für Personal, Software und Vorleistungen Dritter) verändert haben. Die Anpassung ist dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform anzukündigen.

(2) Erhöht sich die Pauschale um mehr als 5 % gegenüber dem zuletzt geltenden Betrag, kann der Kunde den Betreuungsvertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung in Textform kündigen; hierauf ist er in der Ankündigung hinzuweisen.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Betreuungsvertrag hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten ab Abnahme der Einrichtung.

(2) Er verlängert sich anschließend jeweils um einen Monat, wenn er nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Kunden insbesondere vor, wenn die Plattform fonio.ai dauerhaft eingestellt wird und der Anbieter nicht innerhalb angemessener Frist eine funktional im Wesentlichen gleichwertige Alternative zu vergleichbaren Konditionen anbietet.

(4) Kündigt der Kunde seinen Plattformvertrag, lässt dies die Pflicht zur Zahlung der Betreuungspauschale für die Restlaufzeit unberührt, es sei denn, die Kündigung beruht auf einem vom Anbieter zu vertretenden Umstand.

§ 10 Fremdleistungen und Verfügbarkeit

(1) Der Betrieb des Telefonassistenten erfolgt auf der Plattform des Plattformanbieters; dessen Leistungen (einschließlich Sprachverarbeitung, Telefonie-Infrastruktur und Hosting) sind nicht Gegenstand dieses Vertrages. Für Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit und Qualität der Plattform gelten ausschließlich die Vereinbarungen des Kunden mit dem Plattformanbieter.

(2) Der Anbieter wird Störungen, die seinen eigenen Leistungsbereich betreffen, innerhalb angemessener Frist beheben und den Kunden bei der Meldung von Plattformstörungen unterstützen.

§ 11 Mängelansprüche (Einrichtung)

(1) Weicht die abgenommene Einrichtung von der abgestimmten Konfiguration ab, leistet der Anbieter zunächst Nacherfüllung. Schlägt die Nacherfüllung auch innerhalb einer angemessenen Nachfrist fehl, stehen dem Kunden die gesetzlichen Rechte zu; für Schadensersatz gilt § 12.

(2) Mängelansprüche verjähren in zwölf Monaten ab Abnahme. Dies gilt nicht für Schadensersatzansprüche wegen Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit, wegen der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie bei arglistigem Verschweigen eines Mangels; insoweit gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen.

§ 12 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels sowie im Umfang einer vom Anbieter übernommenen Garantie.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf), begrenzt auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden.

(3) In den Fällen des Absatzes 2 ist die Haftung der Höhe nach begrenzt auf die Summe der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlten Vergütung, mindestens jedoch auf die vereinbarte Einrichtungspauschale.

(4) Bei Verlust von Daten haftet der Anbieter in den Fällen des Absatzes 2 nur für den Wiederherstellungsaufwand, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre.

(5) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(6) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Insbesondere haftet der Anbieter nicht für entgangene Aufträge, entgangenen Gewinn oder sonstige mittelbare Schäden, die darauf beruhen, dass Anrufe durch den Telefonassistenten nicht, fehlerhaft oder verspätet angenommen, weitergeleitet oder dokumentiert wurden, soweit die Ursache nicht in einer vom Anbieter vorsätzlich oder grob fahrlässig fehlerhaften Konfiguration liegt.

(7) Der Anbieter haftet ferner nicht für Schäden, die auf unrichtigen oder unvollständigen Vorgaben des Kunden, unterlassener Mitwirkung oder auf Störungen und Ausfällen von Leistungen Dritter (insbesondere der Plattform, der Telefonie-Infrastruktur oder des Hostings) beruhen.

§ 13 Rechte an Konzepten und Konfigurationen

(1) Sämtliche Rechte an den vom Anbieter entwickelten Gesprächslogiken, Konzepten, Vorlagen und Konfigurationsstrukturen verbleiben beim Anbieter.

(2) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die für ihn eingerichtete Konfiguration im eigenen Geschäftsbetrieb zu nutzen. Die vom Kunden bereitgestellten Daten und Inhalte bleiben Eigentum des Kunden.

§ 14 Datenschutz

(1) Die Parteien beachten die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung der Anruferdaten durch den Assistenten ist der Kunde.

(2) Soweit der Anbieter im Rahmen der Betreuung weisungsgebunden Zugriff auf personenbezogene Daten aus dem Verantwortungsbereich des Kunden erhält (z. B. Gesprächsprotokolle), schließen die Parteien einen Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters; der Anbieter ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Änderung dieses Textformerfordernisses.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Stand: Juli 2026